打造學校專屬的 AI大腦

最常聽到的五類

1. 會議紀錄錄音聽一遍、整理成案由與決議，再追待辦
2. 公文與簽呈找前例、套格式、改措辭，一改再改
3. 回覆詢問電話與信件，同樣的問題一問再問
4. 找舊資料與前例那份簽呈放在哪、上次怎麼辦的
5. 表單彙整與統計各單位交回的表格，合併、核對、算數字

這五類，今天都會講到怎麼精簡

以回覆獎學金申請期限詢問為例

改寫前：幫我回學生問獎學金什麼時候截止。

改寫後：
〈角色〉你是本校學務處承辦人，要回覆學生的來信詢問。
〈材料〉請根據下面的〔獎學金名稱〕申請公告回答。
〈格式〉200 字內，第一句直接寫申請截止日，
　　　　再條列應繳文件與送件地點，語氣親切。
公告：〔貼上公告原文〕

角色說你是誰，材料給它依據，格式定它交出什麼

三類常見顧慮，今天都有對應的單元

1. 怕查不準單元 03：把法規整理成 AI 讀得懂的樣子
2. 怕資料外洩單元 05：資料紅黃綠，哪些能放、哪些不能放
3. 不知道從哪開始單元 02 與 04：先挑高頻低風險的業務，開第一個專案

各處室最常見的例行文件

1. 教務處課務通知、學則問答
2. 學務處獎助學金公告
3. 總務處採購簽呈、修繕回覆
4. 人事室與會計室差勤問答、聘任簽；核銷說明
5. 秘書室會議紀錄

共同點：格式固定、每週重複，最適合先交給 AI 起稿

一份填好的 SBAR 提示詞

S 情境：我是學務處承辦人，要把本學期第三次處務會議的逐字稿整理成會議紀錄。
B 背景：與會者有學務長與各組組長；紀錄格式是案由、說明、決議、執行單位。
A 評估：只記決議與待辦；沒有明確決議的案由標「未決」；人名一律用職稱。
R 建議：希望依上述格式產出紀錄草稿，最後列出待辦表（事項、負責單位、期限）。

四段各回答一個問題：要做什麼、依據什麼、注意什麼、交出什麼

在承辦人：AI 是工具，不是決策者

1. 產出由承辦人判斷行政院指引：須依客觀專業判斷，不得取代自主思維
2. 不當成唯一依據未經確認，不得直接作為行政行為或決策的唯一依據
3. 所以送出前做五對對來源、對版本、對條次、對對象、對日期

三個範例的落點與理由

1. 會議紀錄：先做這裡每週都有、格式固定，AI 摘要經確認後定稿
2. 學生個案往來：AI 打草稿涉及個人狀況：先去識別再交 AI，一定要人工覆核
3. 懲處決定：留給人涉及當事人權益與個資，不交給 AI 判斷

判斷不了的，先往風險高的那格放

常見的四條路，卡在同一件事

1. 翻共用資料夾檔名看不出版本，只好一個一個打開
2. 問資深同事答案在人的腦袋裡，人不在就斷線
3. 查網站公告公告散在各年度，新舊版本要自己拼
4. 翻紙本卷宗要先知道是哪一年、哪一次會議

問題不在人，在文件沒有整理成查得到的樣子

檔頭、條次標題、沿革一行

法規名稱：清寒助學金實施要點｜主管單位：學務處生活輔導組
最新修正日期：2025-03-12（行政會議）｜本檔版本：現行版
第一點　申請資格
申請人前一學期學業成績平均須達七十分以上，且未受記過以上處分。
第二點　申請期間
每學期開學後二週內向生活輔導組提出申請，逾期不受理。
第三點　應繳文件
申請書與成績單。
沿革：2014-06-05 訂定；2025-03-12 修正第一點，成績門檻六十分改為七十分

民國日期換成西元年-月-日，排序與檔名才對得上

指定一個人，再寫進流程

1. 每處室一位知識庫管理員由處室窗口兼任，負責換檔與沿革表
2. 修法通過就同步更新現行檔、沿革表、專案檔案一起換
3. 專案指令寫明以日期為準寫進指令：「條文有衝突時，以最新修正日期為準」

把它寫進指令的「邊界」段

1. 金額只說辦法規定的範圍個人能領多少，回答「以核定公文為準」
2. 違規與否交承辦人認定只說明相關條文，請當事人洽承辦人
3. 問到特定人就轉承辦人他人的資料一律回答「請洽承辦人」

寫成「遇到什麼，就回答什麼」，AI 才做得到

人事室差勤問答的 SOAP 專案單

1. S 主觀（主訴）：差勤規定反覆被問同仁常問假別天數與加班申請，承辦人每次都要翻規定
2. O：三份規定加一份問答差勤管理要點、請假規則沿革表、加班費支給規定、常見問答
3. A：AI 答規則，人管個案個人差勤紀錄、准假與考評，留給承辦人
4. P：人事｜問答櫃臺｜差勤指令四段＋格式；個案轉承辦人；每學期跑黃金題

六格都填得出來，這個專案就能開

人事室差勤問答的專案指令全文

角色：你是人事室的差勤問答櫃臺，服務對象是本校教職員。
範圍：只回答請假、差勤、加班與差勤系統操作的規定。
引用：只根據專案檔案回答，每個答案標出規定名稱、條次與最新修正日期。
邊界：個人差勤紀錄、能否准假、考評與獎懲，一律回答「請洽人事室承辦人」；
　　　檔案中沒有的規定，回答「專案檔案中沒有相關規定」，不推測。
格式：先一句結論，再列依據條文；規定修過時，附表列出版本、條次、內容重點。

四段加一行格式，複製後貼進專案的指令欄就能用

命名規則：處室｜角色｜業務

1. 教務｜法規查詢｜學則一看就知道是誰的、做什麼、管哪部法規
2. 學務｜問答櫃臺｜獎助學金對象是學生，範圍只有獎助學金
3. 秘書室｜會議秘書｜處務會議只整理處務會議，其他會議另開一個

名字取不出來，通常是範圍還太大

三種最常見的擔心，接下來逐一回答

1. 會不會被拿去訓練？先看 Business 預設怎麼處理工作區資料
2. 誰看得到我的對話？同事、管理員、分享出去的專案，各不相同
3. 會不會放了不該放的？用紅黃綠分級，放之前先判斷

五筆的分級與理由

1. 綠：本校學則現行條文公開的法規，可以放
2. 黃：處務會議逐字稿內部資料，依校內規定，必要時先去識別
3. 紅：附學號與姓名的獎學金名單可識別的學生個資，不放；要統計就改成各系人數
4. 綠：已公告的招生簡章已經公開，可以放
5. 紅：同仁的年度考評紀錄人事考評，不放

學務處的行動藍圖範例

試點業務：獎助學金詢問的回覆
專案名稱：學務｜問答櫃臺｜獎助學金
知識庫管理員：生活輔導組承辦人一位
第一部法規：學生獎助學金辦法（現行版＋沿革表）
第 1 週：主管核准，填 SOAP 單，收集過去一年的詢問信
第 2 週：辦法照五步法整理，歸類出常見問答
第 3 週：建專案、寫指令四段＋一行回答格式，出黃金題並跑第一輪
第 4 週：組內試用，記錄錯答，月底檢討

月底交出：一個試用中的專案、一份黃金題清單、一張成效記錄表

三方支持，缺一不可

1. 主管核准試點業務，說清楚覆核責任在誰
2. 資訊單位工作區設定：功能開關、專案分享權限、SSO
3. 同處室同仁一起出黃金題，用了之後回報錯答

回去第一封信，先寄給主管：附上填好的 SOAP 專案單